Privacyverklaring

Chiro JEZ Kapellen is een lokale afdeling van Chirojeugd-Vlaanderen vzw (Kipdorp 30, 2000 Antwerpen · KBO 0415.651.928) en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via dit platform worden verzameld.

Contactadres

Frans de Peuterstraat 31a, 2950 Kapellen

E-mail

chiro.jez.kapellen@gmail.com

Website

chirojez.be

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, adres van het kind.
• Contactgegevens: e-mailadres en telefoonnummer van ouders/voogd en noodcontacten.
• Medische gegevens (bijzondere categorie – art. 9 AVG): aandoeningen, allergieën, medicatie, tetanusvaccinatie, dieetwensen en toestemming voor kampgeneesmiddelen. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming en voor de veiligheid van uw kind tijdens activiteiten en kamp.
• Accountgegevens: e-mailadres, gehasht wachtwoord, rol (ouder/leiding/admin).
• Activiteitsgegevens: inschrijvingen voor activiteiten en betalingsstatus lidgeld.
• Foto's: profielfoto's van leidingsleden (zichtbaar op de publieke website — enkel met toestemming van de betrokkene).

Lidmaatschapsbeheer

Uitvoering van de ledenovereenkomst (inschrijving, groepsindeling, lidgeldbeheer).

Veiligheid op kamp

Medische gegevens worden bijgehouden zodat de leiding gepast kan reageren bij een incident. Rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2a AVG).

Communicatie

Berichten en aankondigingen over activiteiten. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

Noodcontacten

Bereikbaarheid bij noodgevallen. Rechtsgrond: vitaal belang (art. 6 lid 1d AVG).

Audit & beveiliging

Logboek van wijzigingen voor beveiliging en foutopsporing. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

Toegang is strikt beperkt:

• Ouder/voogd: kan enkel de gegevens van de eigen kinderen inzien en wijzigen.
• Groepsleiding: kan de gegevens van leden in de eigen afdeling raadplegen (read-only).
• Bestuur (admins): heeft toegang tot alle ledengegevens voor beheerstaken.
• Medische gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere ouders of derden.
• Wij delen geen gegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Het platform wordt zelfgehost via Coolify op servers in de EU. Er worden geen gegevens doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Ledengegevens

Tot het einde van het lidmaatschap + 1 jaar nadien.

Medische gegevens

Worden bewaard voor de duur van het kampjaar en worden uiterlijk 3 maanden na het kamp gewist, tenzij de ouder vraagt om ze te bewaren voor het volgende seizoen.

Accountgegevens

Zolang het account actief is. Bij deactivering worden gegevens binnen 90 dagen gewist.

Audit-logs

Maximaal 1 jaar.

Conform de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt via het platform alle gegevens van uw kind raadplegen.
• Recht op verbetering: u kunt gegevens zelf aanpassen via het dashboard.
• Recht op wissing ("recht om vergeten te worden"): u kunt verzoeken om alle gegevens te laten verwijderen. Stuur een e-mail naar chiro.jez.kapellen@gmail.com.
• Recht op intrekking van toestemming: u kunt uw toestemming voor de verwerking van medische gegevens op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op eerdere verwerkingen.
• Recht op beperking en bezwaar: u kunt verzoeken om de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken.

Voor alle verzoeken: chiro.jez.kapellen@gmail.com. We behandelen uw verzoek binnen 30 dagen.

Als u meent dat uw gegevens niet correct worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt).
• Alle verbindingen verlopen via HTTPS/TLS.
• Toegang tot medische gegevens is beperkt tot geautoriseerde rollen.
• Elke wijziging aan gevoelige gegevens wordt bijgehouden in een audit-log.
• Het platform wordt regelmatig bijgewerkt.